Wanneer een team niet goed functioneert of wanneer er onderhuidse spanningen in een team voelbaar zijn, is het vaak verleidelijk om te focussen op specifieke gebeurtenissen, situaties, of individuen. Maar in werkelijkheid blijken deze vaak slechts symptomen te zijn, eerder dan de daadwerkelijke oorzaak. En zoals we weten uit de geneeskunde, symptomen bestrijden kost hopen geld en neemt daarom de oorzaak niet weg.
Dus wat dan wel?
Eén van de eerste stappen die we nemen wanneer we te maken hebben met een onrustige teamomgeving, is uitzoomen in plaats van inzoomen.
Er bestaan namelijk 4 “onuitgesproken regels” die iedereen kan voelen, maar zich niet altijd bewust van is. Als één of meer van deze regels niet goed functioneren, kan dit problemen veroorzaken in uw organisatie.
Laten we dus een andere bril opzetten, waarmee we onder de oppervlakte kunnen kijken naar wat er werkelijk speelt, in plaats van enkel te kijken naar wat zichtbaar is.
De 4 onuitgesproken systemische regels
Welke zijn deze regels? Waar kijken we naar?
• Bestemming
• Plek
• Rangorde
• Uitwisseling
Bestemming
Dit gaat over de bestaansrede van het team en de unieke bijdrage. Is het team nog verbonden met zijn reden van bestaan? Weten de teamleden wat de organisatie zou missen als ze er niet waren? Kan elk teamlid positief antwoorden op de vraag: Waarom ben ik hier en waarom bestaan wij als team? Zie ik hoe ons team bijdraagt aan het bedrijf en maakt dit mij enthousiast? Voel ik betrokkenheid en zingeving? Zo ja, dan is dat betekenisvol, zo niet, dan is het dringend tijd om dit te voeden en helder te krijgen.
Een voorbeeld: in een oververhitte jobmarkt mensen aantrekken op basis van financiële ‘wortels’ en bonussen, zonder bevraging van hun motivatie waarom ze in het bedrijf geloven, wreekt zich op termijn. Ze werken dan voor het geld en niet voor de purpose (bestemming).
Plek
Dit gaat over ieders positie en meerwaarde in het team en de organisatie, kortom hun plek. Elke plek of positie in het team moet bijdragen. Iedereen wil gezien worden in zijn of haar plek en geen enkele plek mag ongezien blijven. We onderzoeken daarom in welke mate elke plek daadwerkelijk bijdraagt aan het team. Is het duidelijk welk verantwoordelijkheidsgebied en actieterrein elk teamlid heeft? Is het duidelijk waar mijn verantwoordelijkheid begint en die van mijn collega eindigt? Of staan we allemaal naar de bal te kijken terwijl hij op een veld valt en er niemand naar omkijkt? Zijn er collega’s die te veel of te weinig ruimte innemen? Of zijn er collega’s met een territoriale drang? Zijn de teamleden zich bewust van hun plek en positie in de organisatie?
Een voorbeeld: in een organogram kan de naam van een medewerker die het bedrijf heeft verlaten nog staan. Er is onzorgvuldig afscheid genomen van deze persoon. Daardoor is de plek niet echt vrij. Mogelijk wordt het zelfs moeilijk om die vacature in te vullen.
Rangorde
Er bestaat een onofficiële, vaak onuitgesproken rangorde tussen teamleden. Dit hangt soms samen met hiërarchie of anciënniteit, maar vaak ook niet. Het gaat hierbij om sociale invloed, kennis van zaken en dienstbaarheid aan het teamresultaat en de mensen. Het is belangrijk om te erkennen wie het meeste respect heeft verdiend binnen het team. De gouden regel is: wie het laatst binnenkomt, erkent wie en wat voor hen kwam.
Een voorbeeld: een nieuwe medewerker die sinds een jaar veel beter presteert en waarde toevoegt aan het resultaat dient hiervoor gewaardeerd te worden.
Uitwisseling
Dit gaat over communicatie en balans tussen geven en nemen. Een gezond team staat in een gezonde en effectieve uitwisseling met andere teams en teamleden van andere afdelingen. Er moet een balans zijn tussen geven en nemen. Een tijdelijk onevenwicht kan worden opgevangen, maar een chronisch onevenwicht kan problematisch worden. Een goede teamsfeer kan veel opvangen, maar uiteindelijk zal de bodem barsten.
Het individu wint nooit van het systeem. Daarom is het belangrijk om niet tegen de stroom in te zwemmen, maar mee te bewegen en geleidelijk kleine koerswijzigingen aan te brengen die uiteindelijk leiden tot grote, noodzakelijke veranderingen.
Niet het individu maar het systeem wint altijd.
Boektip
Aanrader: het boek van Siets Bakker Systemisch wijzer brengt je kennis bij die je iedere dag kunt gebruiken en makkelijk inzetbaar is.
Je kan dit boek bestellen via de website van Het Noorderlicht: hetnoorderlicht.com. Hier vind je ook nog andere systemische boeken.
